Compliance

Compliance bedeutet im deutschen Sprachraum Rechtstreue oder Regelkonformität. Es bezeichnet die Verpflichtung, bindende Bestimmungen und Normen einzuhalten, zu denen Gesetze, Verordnungen und weitere Vorschriften gehören.

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Compliance-Regeln hat für uns oberste Priorität. Wir sind uns der Verantwortung bewusst, Verstöße frühzeitig zu erkennen, um geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten und potenzielle Schäden für unsere Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner sowie die Umwelt und unser Unternehmen zu vermeiden.

Für uns, die Stadtwerke Freiberg mit allen Tochtergesellschaften, sind Legalität, Integrität und Seriosität in all unseren geschäftlichen Aktivitäten unverzichtbare Grundlagen. Wir nehmen Hinweise und Meldungen zu Verstößen daher äußerst ernst und reagieren darauf mit angemessenen Maßnahmen im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz.

Ein Whistleblower oder auch Hinweisgeber ist eine natürliche Person, die einen Verdacht auf Regelverstöße oder rechtswidriges Fehlverhalten im betrieblichen oder beruflichen Umfeld äußert. Diese Person kann sowohl Mitarbeiter als auch Geschäftspartner oder externe Dritte sein.

Es ist uns wichtig, dass Sie wissen, welche Art von Verstößen gemeldet werden sollten, um die Integrität und Legalität unserer Geschäftspraktiken zu wahren. Zu den meldepflichtigen Verstößen gehören:

• Straftatbestände

• Ordnungswidrigkeiten, insbesondere solche, die den Schutz von Leben, Gesundheit, oder Rechten von Beschäftigten oder deren Vertretungen betreffen

• Bestimmte weitere Verstöße gegen Bundes-, Landes- oder EU-Rechtsvorschriften, die im § 2 HinSchG aufgeführt sind.

Bitte beachten Sie, dass Berichte über persönliches Fehlverhalten wie Belästigung oder Mobbing in der Regel nicht unter die Gesetzgebung zum Schutz von Hinweisgebern fallen. Diese sollten daher direkt mit Ihrem jeweiligen Vorgesetzten besprochen werden. Ihr Vorgesetzter wird dann in Absprache mit dem Vorstand oder der Geschäftsführung die erforderlichen Maßnahmen und Schritte festlegen und umsetzen.

Wir möchten sicherstellen, dass Sie wissen, wie Sie Verdachtsfälle oder Hinweise zu Regelverstößen oder rechtswidrigem Fehlverhalten im betrieblichen oder beruflichen Umfeld melden können.

Sie haben die Möglichkeit, dies über verschiedene Wege zu tun:

• per E-Mail: hinweisgeber@stadtwerke-freiberg.de

• per Telefon: 0371/3094-224

• per Brief: Stadtwerke Freiberg AG, Compliance-Beauftragte, Poststr. 5, 09599 Freiberg

Wir bitten darum, dass Meldungen zu Verstößen so detailliert wie möglich sind, einschließlich Informationen wie Datum, Zeitpunkt, Ort, beteiligte Personen und mögliche zusätzliche Beweismaterialien

Wir bei haben uns verpflichtet, einen unparteiischen und effektiven Prozess zur Untersuchung gemeldeter Vorfälle durchzuführen. Wir behandeln alle Meldungen mit derselben Sorgfalt und unter Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. 

Die eingegangenen Hinweise werden unter Wahrung der Vertraulichkeit wie folgt bearbeitet:

 

1. Klärung, ob der Hinweis in den sachlichen Anwendungsbereich des §2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) fällt. Sofern keine anonyme Meldung eingegangen ist, erhält der Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine Bestätigung, dass der Hinweis eingegangen ist und geprüft wird.

 

2. Prüfung auf Stichhaltigkeit und Plausibilität. Unsere unabhängigen und geschulten Mitarbeiter prüfen Ihre Meldung und können bei Bedarf weitere Informationen von Ihnen einholen oder andere Experten unseres Unternehmens hinzuziehen, wie beispielsweise aus den Bereichen Personalwesen oder Datenschutz.

 

3. Wir ergreifen angemessene und wirksame Folgemaßnahmen, um bestätigtes Fehlverhalten zu unterbinden. Die konkrete Folgemaßnahme richtet sich nach Art und Schwere des Verstoßes.

 

4. Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten nach Eingang des Hinweises über ergriffene Maßnahmen oder Maßnahmen, die noch ergriffen werden sollen.

 

5. Datenschutzkonforme Dokumentation und Ablage des Vorgangs.

 

Wir bitten um Verständnis, dass wir bei Hinweisen auf personenbezogenes Fehlverhalten nur eingeschränkt Auskunft geben können, um Persönlichkeitsrechte und Datenschutzvorschriften zu wahren.

Wir möchten, dass Sie wissen, dass Hinweisgeber, die unter den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) fallen, besonders geschützt werden. Gemäß dem HinSchG sind jegliche Formen von Repressalien gegen Hinweisgeber verboten, einschließlich Androhungen oder Versuche solcher Repressalien.

Wir behandeln Hinweise grundsätzlich vertraulich und schützen die Identität der Hinweisgeber. Dies gilt insbesondere, wenn es sich um Hinweise im Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes handelt, für die entsprechende Regelungen gelten.

Wir dulden keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben einen Hinweis abgeben, auch dann nicht, wenn eine Untersuchung die erhobenen Vorwürfe nicht bestätigt.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass vorsätzliche oder grob fahrlässige Meldungen von falschen Informationen oder unwahren Hinweisen nicht durch das Hinweisgeberschutzgesetz geschützt sind. In solchen Fällen haftet der Hinweisgeber für etwaige daraus resultierende Folgen.

Sie können Verdachtsfälle oder Hinweise zu Regelverstößen oder rechtswidrigem Fehlverhalten im betrieblichen oder beruflichen Umfeld auch über externe Kanäle melden.

Hinweisgeber können grundsätzlich auch direkt bei der Externen Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz online eine Meldung vornehmen.